Claims bij organisaties en hun werknemers worden meestal ingediend in de vorm van een klacht, dit is een soort verklaring die de situatie en de voorwaarden beschrijft waaronder de rechten van de aanvrager zijn geschonden of geschonden, evenals de vereiste om actie te ondernemen tegen degene die deze overtreding heeft begaan. Het antwoord op de klacht moet vanuit juridisch oogpunt vakkundig zijn opgesteld. Als u het antwoord op de claim correct invult, helpt dit uw belangen te beschermen.
Gebruiksaanwijzing
1
Ten eerste, wanneer u een klacht ontvangt, deze accepteert en registreert, moet u de datum van ontvangst, achternaam en functie van de persoon die deze heeft ontvangen, vermelden. Geef de klager een kopie van de claim zelf met een merkteken en acceptatie. Houd er rekening mee dat, zelfs als u de claim niet accepteert, de aanvrager deze eenvoudig per aangetekende post naar u kan sturen met een ontvangstbevestiging. Dit is in principe voldoende om aan te nemen dat u een claim heeft ontvangen.
2
Bij het voorbereiden van een reactie op een claim, moet u schriftelijk bewijs opstellen dat uw standpunt zal ondersteunen. Herstel ook de chronologische volgorde van de gebeurtenissen die in de claim worden genoemd. Als gevolg hiervan kan uw antwoord op de klacht voor de rechtbank worden gebruikt als bewijs van uw standpunt, dus probeer het probleem op een vreedzame manier op te lossen en bied de klant enige compensatie in het antwoord op de klacht. Als het probleem niet is opgelost en aan de rechtbank zal worden voorgelegd, kan uw standpunt de beslissing van de rechtbank positief beïnvloeden. Doorgaans worden de termijnen voor het reageren op een claim bepaald bij het sluiten van het contract. U, als ontvanger van de claim, moet deze gedurende deze periode ontvangen, overwegen en er schriftelijk op reageren.
3
Geef als reactie op de klacht alle informatie die nodig is voor dit document, namelijk:
schrijf de naam van het bedrijf, registratiegegevens en het adres van de afzender en ontvanger van de klacht.
4
Geef de kern van de klacht aan. Als de claim geheel of gedeeltelijk is vervuld, vermeld dan het bedrag van de vergoeding, evenals de periode en de wijze van vergoeding.
5
Als u een klacht is geweigerd, vermeld dan de redenen voor de weigering, verwijs daarbij naar bepaalde juridische documenten en wetsartikelen. Zorg ervoor dat u alle documenten bij het antwoord op de klacht toevoegt.
