Mocht het zo zijn dat u gedwongen wordt een klacht in te dienen, zodat er geen klachten tegen u zijn, maar tegelijkertijd geen excuses zijn voor de schuldige, dan is het de moeite waard om de tekst van uw verklaring grondig te bestuderen. Een klacht met een voorbeeld van het wangedrag zelf, of simpelweg met een beschrijving van wat er gebeurde, werd altijd beter opgevat dan alleen een tekst met abstracte woorden over 'hoe erg alles is'. Gebruik daarom het volgende plan om na te denken over wat het schrijven waard is.
Gebruiksaanwijzing
1
Begin door contact op te nemen. Het lijkt misschien op een gewone memo. Schrijf in de rechterbovenhoek de naam van de persoon met wie u contact opneemt, geef zijn functie of de reikwijdte van zijn autoriteit aan. Zo laat je zien dat je weet waar je mee te maken hebt en wie je bent en serieus bent.
2
Geef informatie over jezelf. Schrijf ook je naam op, waar je werkt en welke functie je bekleedt. Noem de rol van het bedrijf of de organisatie waar klachten over zijn, bijvoorbeeld 'een vaste klant van uw winkel' of 'eigenaar van een jaarabonnement op uw publicatie'. Laat de geadresseerde begrijpen dat het voor hem uiterst noodzakelijk is om met uw probleem om te gaan, anders loopt het bedrijf het risico een vaste klant te verliezen.
3
Beschrijf uw claims bij de organisatie. Letterlijk in 2-3 zinnen druk het hoofdpunt uit. Laad de tekst niet in overtollige woorden, droog en in feite - de oorzaak van ontevredenheid, de datum en tijd van het incident, eerdere acties van uw kant om de situatie op te lossen.
4
Ga verder met het beschrijven van de situatie. Hier al in detail, in de kleinste details, schrijf alles op wat er is gebeurd. Het is de moeite waard om alles te beschrijven dat in je geheugen opduikt, zodat het onderzoek niet zegt dat je je eigen vermoedens of sprookjes 'toeschrijft'. Noem alles, tot aan de emoties op het gezicht van de persoon die de klacht, geur en kleur veroorzaakte van iets dat niet bij je past, enzovoort.
5
Beschrijf wat er in fasen gebeurt. Vertel niet verwarrend alles wat er om je heen gebeurde. Actie voor actie, vertel de hele reeks gebeurtenissen langs de keten. Als een passage commentaar nodig heeft, kunt u deze tussen haakjes plaatsen na de beschrijving van wat er is gebeurd.
6
Wees aardig en ingetogen in je schrijven. Het is mogelijk dat de autoriteiten aan wie de brief is gericht niets te verwijten zijn, en verheven tonen zullen hen alleen maar boos maken en er zal niets goeds van komen. Geef nogmaals uw coördinaten aan het einde aan en vermeld zeker dat u wacht op een antwoord op uw brief.
