Een telefoonbericht is een kort maar belangrijk telefonisch bericht. Zo informeren ze meestal over het houden van vergaderingen, vergaderingen en vergaderingen. Het telefonische bericht kan ook een dringende volgorde van het hoofd bevatten. Telefoonberichten zijn inkomend die u accepteert en uitgaand die u verzendt. Beide typen hebben een vergelijkbaar ontwerp.
Gebruiksaanwijzing
1
Plaats in de linkerbovenhoek van het vel papier de volledige naam van uw organisatie en, indien nodig, de naam van de structurele eenheid, bijvoorbeeld "Administratie van de stad N." en het Office of Education.
2
Voer in de rechterbovenhoek de ontvanger van het telefoonbericht in. Geef de functie, achternaam en voorletters van de persoon aan: "Aan de directeur van school nr. 37 Ivanov I.I." Als er meerdere ontvangers zijn, hoeft u de achternaam niet op te geven: "Aan de schoolleiders van de stad N." Voeg een volledige lijst van instellingen toe waarnaar het is verzonden bij het telefoonbericht.
3
Plaats het woord "Telefoonbericht" en het serienummer twee regels hieronder. Geef voor het uitgaande telefoonbericht hieronder de datum van opstelling op.
4
Daarna volgt de daadwerkelijke tekst van het telefonische bericht: "Op 22 februari, om 17.00 uur, zal er een bijeenkomst worden gehouden bij de afdeling Onderwijs over het verbeteren van de activiteiten van stadsscholen. Het uiterlijk van schooldirecteuren is strikt vereist." Vermijd bij het voorbereiden van de tekst van een telefoonbericht woorden en zinnen die moeilijk te horen en moeilijk uit te spreken zijn. Onthoud dat het bericht informatief en kort moet zijn - niet meer dan 50 woorden.
5
Spreek bij het verzenden van een telefoonbericht duidelijk de woorden uit, met name adressen, achternamen, voor- en achternamen van mensen, straatnamen, data en tijden van gebeurtenissen. Lees aan het einde de tekst nog een keer en zorg ervoor dat uw gesprekspartner alles correct heeft opgeschreven. Luister aandachtig wanneer u een bericht via de telefoon ontvangt. Als u vragen heeft, moet u deze onmiddellijk wissen.
6
Onder de hoofdtekst staan de positie, achternaam en initialen van het hoofd dat het telefoonbericht heeft ondertekend: "Hoofd van de onderwijsafdeling Petrov P. P." Een uitgaand document moet ook zijn persoonlijke handtekening hebben.
7
Geef onderaan de pagina informatie over de medewerkers die met het telefoonbericht hebben gewerkt. Meestal worden de positie, achternaam en initialen van de persoon die het bericht heeft verzonden, zijn bureautelefoon, evenals de datum en tijd van de overboeking aan de linkerkant vermeld. Rechts staat de informatie over de persoon die het document heeft geaccepteerd: positie, achternaam en voorletters, telefoonnummer, datum en tijd van ontvangst.
8
Uitgaande telefoonberichten worden in één exemplaar opgesteld en in een speciale map opgeslagen. Het is beter om het inkomende bericht in twee exemplaren te hebben: u geeft het eerste aan het hoofd voor verder werk en het tweede - zet in een map voor opslag.
Handig advies
Bereid formulieren voor telefoonberichten op de computer voor. Ze zijn erg handig in gebruik. U kunt met de hand informatie in de benodigde grafieken invoeren, zonder de gegevens die opnieuw worden herhaald te overschrijven. De formulieren zijn hetzelfde voor inkomende en uitgaande telefoonberichten.
