Elke openbare of beroepsvereniging heeft een bestuursorgaan dat, met de in het handvest vermelde frequentie, al diegenen die geïnteresseerd zijn in het houden van rapportage- en verkiezingsvergaderingen, moet bijeenroepen. Toegang tot dergelijke bijeenkomsten staat open voor alle leden van deze vereniging of voor afgevaardigden van groepen deelnemers; op deze manier oefenen zij hun recht uit om aan haar activiteiten deel te nemen.
Gebruiksaanwijzing
1
Denk na over de agenda voor de bijeenkomst. Aangezien het verslag en de verkiezingen een van de belangrijkste kwesties zijn, wordt verwacht dat de opkomst in dit geval maximaal zal zijn. Daarom kunt u naast deze onderwerpen ook andere urgente onderwerpen op de agenda zetten die u met leden van uw vereniging gaat bespreken. Bepaal de tijd en plaats waar de rapportage- en verkiezingsvergadering zal worden gehouden. De ruimte waar het gepland is, moet toegankelijk en ruim genoeg zijn voor iedereen.
2
Breng iedereen op de hoogte die geïnteresseerd is in het houden van een verkiezingsvergadering. Stuur hiervoor uitnodigingen met de agenda, datum en plaats van de bijeenkomst. Hang aankondigingen met deze informatie op plaatsen waar het grootste aantal leden van deze vereniging ze kan zien. Plaats zo nodig een dergelijke aankondiging in de media en op televisie.
3
Organiseer de inschrijving van deelnemers, die een half uur voor de bijeenkomst moet beginnen. Wijs registrars in voldoende aantallen toe zodat aan het begin al degenen die komen de mogelijkheid hebben om hun persoonlijke gegevens op te geven. Meestal is dit de achternaam, voornaam en familienaam, de organisatie of de structurele eenheid, het adres van de plaats van registratie of woonplaats, contactgegevens.
4
Kies de voorzitter en secretaris van de vergadering. Merk op dat de voorzitter van uw gekozen orgaan niet kan worden gekozen tot voorzitter van de vergadering. Indien nodig, als in de statuten is voorzien, selecteert u een geloofsbrievencommissie die de geloofsbrieven van afgevaardigden controleert als ze worden geselecteerd uit groepen leden van de vereniging.
5
De secretaris moet een register bijhouden. Geef in het protocol aan hoeveel afgevaardigden of leden van de vereniging aanwezig zijn op de vergadering, die tot voorzitter, secretaris wordt gekozen en met welke stemresultaten.
6
De voorzitter van de gekozen instantie brengt verslag uit over de verrichte werkzaamheden. Geef in het protocol de totale stem weer met een beoordeling - of deze nu als bevredigend wordt erkend of niet. De vergadering moet voorstellen over de nieuwe samenstelling van het gekozen orgaan horen, elke kandidaat afzonderlijk bespreken en erover stemmen. Geef de stemresultaten weer in de notulen.
7
Nadat alle agendapunten zijn besproken, moet de voorzitter van de vergadering de vergadering sluiten en samen met de secretaris het protocol van de vergadering ondertekenen.
