Archiefactiviteiten ontstonden in verband met de behoefte aan het verzamelen, systematiseren en opslaan van informatie. Maar allereerst werden archieven gecreëerd om te voldoen aan de behoeften van autoriteiten en burgers om de verloren informatie zorgvuldig in het archief op te slaan. Wanneer het nodig is om informatie over familieleden, informatie van sociaal-juridische of andere aard te herstellen, is het noodzakelijk om een verzoek in het juiste archief te schrijven.
Gebruiksaanwijzing
1
De archieven hebben bepaalde regels voor het verwerken van verzoeken van burgers, rechtspersonen en autoriteiten, dus de sleutel tot succes is het voldoen aan eenvoudige regels: ten eerste moet het verzoek informatie bevatten over de afzender. Voor een individu is dit de achternaam, naam en familienaam, voor de organisatie - de naam en identificerende details.
2
Ten tweede moet u uw retouradres vermelden in de verzoektekst, anders kunnen de archiefmedewerkers u eenvoudig geen antwoord sturen.
3
Ten derde moet uw vraag duidelijk worden gesteld. Als u informatie over uw voorouders wilt verzamelen, hoeft u de geschiedenis van uw familie niet in detail te beschrijven. Het is niet nodig om vage wensen te formuleren, er moet speciale aandacht worden besteed aan de formulering van de vraag. Feit is dat volgens de werkregels met bezwaren en verzoeken van burgers en organisaties uw verzoek eerst aan de archiefdirecteur wordt voorgelegd. Het hoofd bepaalt de classificatie van het probleem: genealogisch, thematisch of sociaal-juridisch. Op basis van de aard van de aanvraag zal de archiefbeheerder deze ter uitvoering doorsturen naar de betreffende afdeling. Het is duidelijk dat hoe vager de formulering, hoe groter de kans op een onjuiste vaststelling van de aard van het verzoek en de benoeming van de uitvoerder. Het verzoek loopt van afdeling naar afdeling en u wacht ondertussen op een antwoord.
4
Ten slotte moet de reikwijdte van de gevraagde informatie worden bepaald, bijvoorbeeld chronologisch of territoriaal. Het heeft geen zin om te vragen om al uw naamgenoten te vinden, u moet de chronologische periode en het territoriale kader specificeren voor het zoeken naar uw familieleden.
Let goed op
De uitvoering van deze verzoeken is een prioriteit voor het archief. Als er militaire dienst (werkzaamheden) heeft plaatsgevonden in meerdere militaire eenheden, worden voor elke militaire eenheid afzonderlijk verzoeken ingediend met het jaar en de maand van aankomst en vertrek. Verzoeken om bevestiging van letsel of ziekte vermelden het nummer van het ziekenhuis waar de behandeling is afgerond.
Handig advies
De volgorde van uitvoering van verzoeken in het archief. Aanvragen voor het archief worden op persoonlijk verzoek van burgers ontvangen, per post en per e-mail. De uitvoering van verzoeken in het archief wordt georganiseerd als het verzoek de volgende gegevens bevat: naam van de aanvragende organisatie (of achternaam, voornaam en familienaam voor een persoon), postadres, onderwerp (vraag), chronologisch kader van de gevraagde informatie.
