Als een burger belangrijke informatie moet ontvangen die ter beschikking staat van een overheidsinstantie, wordt een officieel verzoek opgesteld. Elk verzoek, ongeacht het onderwerp van de brief, moet een bepaalde vorm hebben.
Je hebt nodig
- - A4 vel;
- - envelop met postzegels;
- - vulpen;
- - een computer.
Gebruiksaanwijzing
1
Geef in de rechterbovenhoek de achternaam, voornaam, middelste naam en volledige naam van de functie aan van de persoon naar wie u een brief stuurt, bijvoorbeeld: Ivan Ivanov, commandant van de Kaspische vloot van het Ministerie van Defensie van de Russische Federatie. Nadat u één regel hebt verlaten, schrijft u in dezelfde kolom uw achternaam, voornaam, middelste naam met het adres van uw vaste locatie, e-mailadres en telefoonnummer. Dit is nodig om een antwoord op een officieel verzoek per post naar uw naam te sturen en, in geval van problemen of de behoefte aan verduidelijking, telefonisch.
2
Schrijf vervolgens ongeveer in het midden van het blad de naam van uw document. Dit kan een "Officieel verzoek", "Verzoek om informatie" of "Informatieverzoek" zijn. Begin uw verzoek door contact op te nemen met de ontvanger van de brief, bijvoorbeeld 'Beste Ivan Ivanovitsj!' Begin vervolgens vanaf de rode lijn de essentie van uw beroep te vermelden. Vertrouw op wet- en regelgeving op het directe onderwerp van de brief. Immers, hoe beter u uw rechten onder de wet kent, hoe waarschijnlijker het is dat uw brief verantwoordelijker wordt behandeld.
3
Na het beschrijven van uw probleem, gaat u een paar regels achteruit en geeft u in hoofdletters het woord 'alstublieft' aan in welke informatie u geïnteresseerd bent. Schrijf duidelijk, beknopt en informatief en voer de positie in van een persoon die tientallen officiële verzoeken ontvangt, zo niet honderden, dan elke dag. Formuleer uw verzoek zodat er geen twijfel over bestaat dat u het vraagt. Elke ambiguïteit kan van invloed zijn op het feit dat u met gewone zinnen wordt beantwoord en dat u het verzoek opnieuw moet verzenden.
4
Zorg ervoor dat u aan het einde van de brief ondertekent en dateert.
Let goed op
De vertegenwoordiger van de overheidsinstantie naar wiens adres u de brief heeft gestuurd, moet binnen een maand na ontvangst van de brief door de organisatie reageren op het officiële beroep.
Handig advies
Op de meeste websites van overheidsinstanties zijn er vormen van online beroepen die veel sneller naar het adres van de ambtenaar worden gestuurd dan een gewone brief.
