Bij contact met sommige organisaties worden letters van een standaardformulier gebruikt. In dergelijke gevallen worden op verzoek briefsjablonen verstrekt. Als er geen ontwikkelde vorm is, wordt de brief in welke vorm dan ook opgesteld, rekening houdend met enkele nuances.
Gebruiksaanwijzing
1
Maak een kop voor de brief.
U kunt de volgende informatie specificeren - positie en naam van de geadresseerde, positie en naam van de afzender, organisatie van de afzender, telefoonnummer van de afzender. Als de afzender zich in een andere stad bevindt, kunt u het volledige postadres opgeven. De koptekst bevindt zich meestal aan de rechterkant van de pagina.
2
Geef de essentie van de brief aan en geef de nodige opmerkingen.
Probeer het hoofdidee in twee of drie zinnen te formuleren. En becommentarieer het en schrijf indien nodig in meer detail. In zakelijke brieven is het raadzaam feiten en cijfers te posten zonder enige emotie. In brieven met een persoonlijk tintje moeten persoonlijke ervaringen worden weerspiegeld.
3
Geef de datum aan en onderteken de brief.
Leg indien nodig uw autoriteit uit op basis waarvan de brief is geschreven. Een dergelijke basis kan een volmacht zijn.
4
Plaats op een apart blad verklarende grafieken, tabellen, figuren.
Verwacht niet dat de ontvanger om aanvullende informatie vraagt. Mogelijk krijgt u geen tweede kans om een belangrijk probleem aan te pakken. Geef daarom in beknopte vorm alle noodzakelijke nuances.
5
Zorg ervoor dat u de brief voor het lezen hardop voorleest, zodat iemand ernaar luistert. Vraag de assistent hoe hij de essentie van de brief heeft begrepen. Als zijn woorden niet overeenkomen met het doel van uw bericht, is het logisch om de brief op een andere manier te formuleren, omdat de ontvanger vanuit uw standpunt misschien ook niet de belangrijkste begrijpt.
Let goed op
Als de brief belangrijke informatie bevat met een beperkte tijdsduur, is het logisch om de ontvanger te bellen om te informeren over de aanstaande aankomst van de brief. Om te voorkomen dat de geadresseerde op vakantie of met ziekteverlof is en je dag in dag uit in het donker zit, waarom er geen reactie is.
Handig advies
Met moderne printers kunt u het adres rechtstreeks op de envelop afdrukken. De brief ziet er netjes en solide uit.
