Momenteel, wanneer veel van de Russische ondernemingen zakenpartners in het buitenland hebben, is de uitwisseling van delegaties de norm geworden. Dit helpt om kennis te maken met de productie ter plaatse, persoonlijk kennis te maken met degenen met wie je moet werken, de situatie te beoordelen en zakelijke problemen snel op te lossen. Bij de delegatie moet rekening worden gehouden met enkele organisatorische kwesties.
Gebruiksaanwijzing
1
Bespreek in de voorbereidingsfase de grootte van de delegatie, rekening houdend met het feit dat de werkkwesties worden opgelost, hoe sneller, hoe kleiner deze is. Selecteer daarnaast de samenstelling van de deelnemers van jouw kant, zodat hun aantal ongeveer gelijk is aan dat van degenen die je gaat ontmoeten. Bespreek in welke taal de onderhandelingen zullen worden gevoerd en bereid een tolk voor, ook als de gasten met hun eigen komen.
2
Lees meer over de problemen die een of ander delegatielid bevoegd is op te lossen, aangezien ondergeschiktheid in het Westen zeer strikt wordt nageleefd. Wanneer u een van de gasten aanspreekt, moet u er zeker van zijn dat hij het recht heeft om informatie over zijn taken te verstrekken.
3
Bespreek van tevoren de kwesties die moeten worden aangepakt en bereid alle benodigde materialen voor. Bespreek welke documenten na onderhandelingen worden ondertekend. Ben het eens over de wijze van hun bezit - hoeveel ze zullen beginnen, hoe lang ze zullen duren en wanneer er pauzes zullen zijn.
4
Als de delegatie wordt geleid door een voldoende belangrijk persoon, stuur dan zo snel mogelijk de uitnodiging om respect te benadrukken en de kans te vergroten dat het bezoek zal plaatsvinden en die persoon heeft voor deze tijd geen andere vergaderingen gepland.
5
Bereid een aparte, handige vergaderruimte voor, zorg ervoor dat elke deelnemer aan de vergadering een comfortabele plek krijgt. Maak een voorraad frisdrank, koffie, koekjes en zorg voor mooie gerechten. Vergeet, als u dat niet erg vindt, asbakken te plaatsen zodat de aanwezigen tijdens de vergadering een sigaret kunnen opsteken.
6
Overeenkomen of het nodig zal zijn om de onderhandelingen vast te leggen, de overeenkomst moet door beide partijen worden overeengekomen. Als de gasten tegenover de deuren zitten, zorgt deze psychologische techniek ervoor dat ze zich meer ontspannen voelen. En zorg ervoor dat je tijdens de meeting niet wordt afgeleid door telefoontjes.
7
Het is beter voor een aardig en glimlachend meisje om een delegatie te ontmoeten en naar de onderhandelingsplek te brengen. Ze kan op gasten wachten in de lobby van het gebouw waar de onderhandelingen zullen plaatsvinden. Wanneer de gasten op de locatie aankomen, is het noodzakelijk om beide delegaties direct aan elkaar voor te stellen zodat diegenen die naast elkaar willen zitten dit kunnen doen.
