Sommige letters eindigen zo vaag dat de geadresseerde verlies lijdt: je moet de tekst opnieuw lezen om de essentie te begrijpen. Door tijdgebrek kan de ontvanger een brief weggooien of zich ergens door laten afleiden en niet meer in de beschreven situatie duiken. Een duidelijk, beknopt en bekwaam einde benadrukt respect voor de lezer en helpt om snel te reageren op een verzoek of verzoek.
Gebruiksaanwijzing
1
Zet in drie alinea's uiteen wat je wilde zeggen. Het lijkt misschien dat de gedachten duidelijk zijn vermeld, maar de perceptie van informatie hangt af van de toestand van de lezer. Lees daarom de tekst opnieuw en noteer drie hoofdgedachten afzonderlijk. Het kunnen feiten, data, namen, etc. zijn. Het heeft geen emoties nodig, schrijf kort, in een paar woorden, want je hoeft alleen maar de balans op te maken, de belangrijkste punten te onthouden.
2
Schrijf drie acties die de ontvanger van het bericht moet uitvoeren. De reactie van mensen kan onvoorspelbaar zijn. Het lijkt u dat het mogelijk is om ondubbelzinnig te reageren op de gepresenteerde informatie, maar een persoon doet dit afhankelijk van individuele gewoonten en intenties. Als u niet duidelijk aangeeft wat u van de lezer verwacht, zal hij het niet begrijpen of zeggen dat hij het niet heeft begrepen.
3
Rangschik de lijst die u in de vorige stappen hebt verkregen, in aflopende volgorde van belangrijkheid. Het einde van de brief herinnert soms aan het laatste woord tijdens de rechtszitting: de indruk van de ontvanger van de brief, de conclusies en de gevolgen hangen hiervan af. Verwijder items uit de lijst die kunnen worden weggelaten zonder de betekenis van het bericht te beïnvloeden. Zet de resterende korte lijst aan het einde van de brief zodat de lezer niets mist.
4
Geef de data aan. Als u wacht op een reactie op de brief, geef dan uw verwachtingen op. Sommige mensen hebben de neiging om naar het laatste te trekken, dus het kan zijn dat het aangeven van een specifieke tijd niet mis is.
5
Contactgegevens achterlaten. Uw correspondent moet uw telefoon snel kunnen vinden. Anticipeer op dergelijke situaties en plaats, voor het geval dat, de nodige informatie in de brief, zelfs als u zeker weet dat de ontvanger deze heeft.
6
Wees beleefd, zeg iets aardigs, bedankt voor je tijd. De ontvanger zal sneller reageren en sneller contact met u opnemen als de brief hem beviel of hem van onaangename ervaringen redde.
7
Zorg ervoor dat u het bericht ondertekent met een naam: dit creëert een gevoel van echte communicatie. Het is belangrijk dat de persoon zich op het antwoord concentreert en het verantwoord neemt. Geef het goede voorbeeld en mensen zullen je op dezelfde manier behandelen.
