Ons sociale en zakelijke actieve leven wordt vaak geassocieerd met deelname aan verschillende soorten vergaderingen - of het nu gaat om een aandeelhoudersvergadering, een algemene vergadering van leden van een coöperatie, HOA of andere openbare vergaderingen. De rol van dergelijke vergaderingen is de beslissing en documentatie van essentiële kwesties die verband houden met de activiteiten van openbare organisaties of juridische entiteiten. De juiste weergave in de documenten van tijdens de vergadering genomen besluiten bevestigt hun legitimiteit en is een juridisch document.
Gebruiksaanwijzing
1
Gebruik standaard A4-vellen schrijfpapier om de notulen van de vergadering op te stellen. De titel van het protocol moet de naam van het document en het inleidende gedeelte bevatten, met vermelding van de reden waarom de vergadering van burgers of aandeelhouders werd gehouden.
2
Vermeld onder de kop de datum van de bijeenkomst en het adres waarop deze heeft plaatsgevonden, evenals het aantal deelnemers. Als de aanwezigen volgens een duidelijk blad hun deelname hebben gemarkeerd, moet dit ook in de notulen worden weergegeven. Geef de vorm van de bijeenkomst weer: door een vooronderzoek, door een duidelijke volgorde met persoonlijke aanwezigheid of door een gecombineerde vorm van participatie te gebruiken.
3
Vermeld de achternamen, voornamen en patroniemen van de door de vergadering gekozen voorzitter en secretaris, geef het aantal stemmen voor, tegen en onthouding volgens hun kandidatuur weer.
4
Beschrijf de lijst met onderwerpen die op de agenda staan, te beginnen met de meest urgente, nummer ze en de aantekeningen bij de toespraken, debatten en stemmen over elk onderwerp beginnen met het nummer. Bij het opnemen van toespraken is het noodzakelijk om alleen de belangrijkste essentie van het gepresenteerde rapport aan te geven. Het moet beknopt worden weergegeven, maar in een vorm die een dubbele interpretatie uitsluit. Indien nodig kan de tekst van de toespraak bij de notulen worden gevoegd. Alle relevante toespraken, opmerkingen en opmerkingen moeten worden gegeven met de aangegeven namen.
5
Een verslag over elk onderwerp moet eindigen met een besluit dat de resultaten van de stemming aangeeft. Geef na de tekst van de bespreking van alle agendapunten aan dat het algemene besluit de vergadering gesloten verklaart.
6
Onderteken het protocol door de voorzitter en secretaris van de vergadering, deponeer het in het archief van uw organisatie of haar voorzitter.
Let goed op
De voorzitters van coöperaties of HOA's mogen niet optreden als voorzitter van de vereniging.
Handig advies
Als het protocol vereist is voor indiening bij een externe autoriteit, specificeer dan daarin de voorwaarden van de voorbereiding, aangezien deze beperkt kunnen zijn.
