Als uw organisatie verantwoordelijk is of wordt aangesteld voor het houden van een wetenschappelijke conferentie, is dit niet alleen een eervolle functie, maar ook een geweldig organisatorisch werk, waarbij rekening moet worden gehouden met alle kleine dingen.
Gebruiksaanwijzing
1
Stel een organiserend comité in voor de conferentie, waarvan de samenstelling in volgorde wordt bepaald. Wijs een voorzitter aan om de commissieleden te leiden en te coördineren. Definieer de data van de conferentie en de duur van de commissie. Geef in de volgorde aan hoe de beloning van de werknemers die lid zijn, zal worden betaald. Stuur een aankondiging over de conferentie en vermeld in de bijlage de vereisten voor rapporten, de hoeveelheden abstracts en de deadline voor het indienen ervan.
2
Beslis over de financieringsbronnen, dit kan gerichte financiering uit het budget zijn, waarbij sponsoring en fondsen van de conferentiedeelnemers zelf worden aangetrokken.
3
Stuur uitnodigingen naar alle potentiële deelnemers van de conferentie en het geplande programma. Bepaal het aantal deelnemers en sprekers die hun wetenschappelijke ontwikkelingen en onderzoeksresultaten willen delen met collega's. Vraag de deelnemers of u hotelreserveringen moet boeken en uw reservering moet boeken.
4
Regel met de drukkerij de publicatie van abstracts als een aparte brochure en bestel indien nodig een programma van het evenement om aan de deelnemers te verspreiden, badges met hun naam, initialen en naam van de organisatie.
5
Bepaal op basis van het aantal deelnemers de capaciteit van de zaal die u nodig heeft en huur een speciale zaal die is uitgerust voor dit soort evenementen. Bedenk welke apparatuur nodig is om deze extra uit te rusten, controleer de beschikbaarheid van het vereiste aantal computeraansluitingen, projectieschermen, enz. Denk na over het werk van een buffet waarin deelnemers aan vergaderingen een kopje koffie kunnen drinken en een pauze kunnen nemen in de pauzes.
6
Denk na over het conferentieprogramma, verdeel het indien nodig in secties. Bedenk waar het mogelijk zal zijn om vergaderingen van dergelijke afdelingen te houden. Beschouw in het programma de toespraken van conferentiegasten, organisatoren en deelnemers. Bestel briefpapier voor conferentiedeelnemers - badges, notitieboekjes en pennen zijn standaard.
7
Maak pakketten met documenten, promotiemateriaal en briefpapier die samen met badges aan de deelnemers aan de conferentie worden gepresenteerd.
