In veel gevallen moet u officiële beroepsbrieven schrijven bij een of andere autoriteit. Velen van hen worden nu elektronisch verzonden, hoewel de compilatieregels hetzelfde blijven als bij de fysieke opties. Dus, hoe moet u dergelijke documentatie correct opstellen?
Gebruiksaanwijzing
1
Geef eerst de positie en naam van de geadresseerde op. Bijvoorbeeld: "Aan de hoofdingenieur van OJSC Polad Ivanov S. S." Schrijf dan een beroep bovenaan de brief. Het begint meestal met het woord "Beste". De volgende is de volledige naam en het patroniem van de geadresseerde. U kunt ook 'Beste meneer Ivanov' schrijven zonder zijn naam aan te geven. De behandeling moet precies in het midden liggen.
2
Schrijf de inleiding bij uw bezwaarschrift. Geef duidelijk en beknopt de redenen en het doel van deze brief aan. De geadresseerde uit deze paragraaf moet de essentie van de brief begrijpen. Begin bijvoorbeeld als volgt: 'Ik schrijf u over de onbevredigende kwaliteit van de lagers die u ons toestuurt
door …"
3
Vul het hoofdgedeelte van de brief in. Het bestaat in de regel uit twee tot vier alinea's die bezorgdheid uiten over het in de preambule geschetste probleem. Geef ook in dit deel alle gedachten over deze kwestie en over een mogelijke oplossing voor het probleem. Geef aan welke specifieke acties de geadresseerde moet ondernemen om dit probleem in de nabije toekomst op te lossen. Gebruik duidelijke deadlines, cijfers en zinnen.
4
Schrijf een conclusie. Formuleer in dit deel de uitkomsten van de gehele bezwaarschrift. Voorbeeld: "Ik weet zeker dat u deze onaangename situatie zult oplossen, en in de nabije toekomst zal onze samenwerking hetzelfde zijn als voorheen."
5
Zet de officiële handtekening, die bestaat uit de naam van de functie, en je naam. Voordat dit meestal wordt ingesteld: "Met respect", "Met vriendelijke groet", "In de hoop op verdere samenwerking", enz. Kies volgens de situatie.
6
Maak een naschrift of naschrift. Dit kleine gedeelte bevindt zich net onder de handtekening. Het wordt zelden gebruikt in letters van dit formaat, maar toch is er soms een plek om te zijn. Het naschrift informeert de ontvanger over een belangrijke gebeurtenis in het leven van de organisatie van de auteur van de brief. Bijvoorbeeld: "PS Ik informeer u dat het percentage afkeuringen in de zending grondstoffen die 2 dagen geleden is ontvangen, is gestegen tot 19%!".
